Para introducirnos en el tema de objetivos e indicadores clave de rendimiento, es necesario tener claros ciertos conceptos de base vinculados a la planificación desde un punto de vista estratégico.
La planificación estratégica es un ejercicio fundamental de gestión que tanto emprendedores en etapas tempranas de desarrollo como empresarios consolidados deberían incorporar si quieren concretar sus objetivos.
Algunos factores que hacen al éxito de un proceso de planificación:
De acuerdo al autor argentino Leonardo Schvarstein existe una fórmula de base para lograr una planificación efectiva, y es la siguiente:
Ef. =Q x (A+Ap)
A través de la misma se expresa que para lograr que un proceso de planificación sea exitoso es necesario definir un plan de calidad técnica apropiada (Q) y multiplicarlo (o potenciarlo) por la aceptación de los miembros de la empresa (A) sumado a la apropiación (Ap) de los mismos realizando cada cual un aporte propio para el logro de los objetivos definidos en el plan.
Otro de los aspectos fundamentales que hace al proceso de planificación y que tiene un peso significativo para las startups, es la definición de una Visión.
La Visión es una imagen compartida de lo que queremos que sea la empresa a futuro (y que sea además reconocida de ese modo).
Responde a la pregunta: “¿Cómo queremos que nos perciban las personas que nos importan?”
La Visión es el conjunto de ideas generales, que proveen el marco de referencia de lo que un emprendimiento quiere ser. Señala el rumbo y da dirección. Es una representación de cómo creemos que deba ser el futuro para nuestra empresa ante los ojos de:
En este sentido la propuesta es evitar que el proceso de planificación únicamente responda a las circunstancias que le vayan surgiendo al emprendimiento en su proceso de puesta en marcha y consolidación, y si acostumbrarnos al ejercicio de definir una Visión clara, una bajada de la misma hacia objetivos estratégicos y luego un sistema de indicadores para monitorear su consecución.
Como vimos la Visión es una proyección a futuro de lo que queremos que sea nuestra empresa, en que queremos que se transforme o como queremos que sea percibida. Para llegar hacia esa Visión es fundamental bajar la misma a objetivos concretos que deben ser estratégicos. Estratégicos en el sentido de que deben ser la referencia a partir de la cual se organicen los planes de acción de la empresa.
Podemos decir entonces que la Visión es un “paraguas” general de objetivos estratégicos, que se organizan de acuerdo a las distintas áreas de la empresa.
Con respecto a la definición de objetivos estratégicos para nuestro emprendimiento, es sugerible que los mismos cumplan con las características de ser objetivos inteligentes o SMART. ¿Pero qué significa esto?
El investigador estadounidense George T. Doran en una de sus publicaciones a la que llamó «There’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives». Algo así como «Hay una manera inteligente de definir objetivos de gestión», en donde ‘inteligente’ es reemplazado por el S.M.A.R.T. original, cuyas iniciales significan:
S = Specific (Específico)
M = Measurable (Medible)
A = Achievable (Alcanzable)
R = Realistic (Realista). También aparece como Relevant (Relevante)
T = Timely («A tiempo» o «En tiempo»). Puede aparecer como Time Bound (Acotado en el Tiempo)
Asegurarnos que nuestros objetivos cumplan con dichos requisitos nos permitirá realizar una bajada interna de la planificación de forma ordenada y controlada.
Sobre un modelo de negocios podemos definir las métricas clave, conocidas también como KPIs (atributos).
Las métricas clave son todas aquellas que miden el estado y desempeño del emprendimiento en relación con los objetivos que se plantea. Las mismas deben ser simples de entender, relevantes, medibles, accionables y alineadas con los intereses del emprendimiento.
Es lo más objetivo que tenemos para todos comprender dónde estamos.
Son fundamentales ya que no solo nos indican dónde estamos parados respecto a lo que queremos lograr sino que:
Hay diferentes tipos de métricas a seguir y son relativas al tipo de emprendimiento que se quiere crear. De todas formas, se pueden dividir en 3 niveles:
– Objetivos asociados a métricas –
Una forma sencilla de verlo es definir determinados objetivos a cumplir en un periodo de tiempo definido, por ejemplo 3 meses. Estos objetivos deben estar asociados directamente a las métricas clave que decidimos utilizar.
¿Cuáles métricas elegir? Deberían ser aquellas que moverán al emprendimiento y que son necesarias atacar en ese periodo de tiempo.
Puede haber acciones binarias del tipo se hizo no se hizo pero idealmente deberían ser métricas cuantificables.
Si por ejemplo en nuestro modelo precisamos traccionar rápidamente y nuestro costo operativo es un 5% más de lo esperado tal vez no sería focal reducir esos costos sino que sería conveniente concentrarnos en conseguir más clientes, vender y luego para un siguiente periodo plantear como objetivo reducir costos.
La idea de las métricas a elegir es que no tienen por qué ser muchas, sino que tienen que ser las más relevantes para ese momento (pocos objetivos es mejor para poder hacer foco). En las siguientes definiciones de objetivos se pueden replantear también las métricas asociadas..
¿Quiénes deben elegir estás métricas? En principio el equipo emprendedor pero en caso de haber responsables de cada área ellos también deberían participar ya que se logra un mayor conocimiento de los detalles del emprendimiento y por otro lado se logra un compromiso por parte de ellos.
Cuando contamos con los objetivos, podemos pasar a las iniciativas.
Básicamente las iniciativas son todas aquellas acciones que creemos que al realizarlas moverán las métricas seleccionadas. Lo ideal es pensar en varias iniciativas y después priorizarlas en base a costos, tiempo e impacto positivo en el emprendimiento.
Los recursos son finitos incluyendo el tiempo, y cada minuto que dediquemos debe rendir por lo que es mejor intentar obtener resultados lo antes posible para una iniciativa y así entender si va por buen camino y decidir si continuar iterando o tomar otro camino.
Hay muchas formas de lograr esto pero básicamente hay que pensar fuera de la caja y buscar formas de probar antes de destinar recursos.
Por ejemplo, embarcarse en un proceso de 2 meses para realizar una iniciativa y luego ver si es efectiva es muy arriesgado. A veces no hay otra forma dependiendo de la etapa pero si antes de invertir ese tiempo podemos contar con más información para decidir si vale la pena, mejor.
Para entender completamente el proceso de planificación, de definición de objetivos y de sus correspondientes indicadores clave, es de suma importancia entender que todo esto no se mantiene solo y por más que lo hayamos definido, en un momento requiere de ciertos hábitos para poder sostenerlo y hacerlo crecer.
Cada nivel de objetivos e indicadores requiere una revisión cada cierto periodo de tiempo para ver si se debe mantener de la misma forma o debe modificarse para adaptarse a una nueva realidad o a lo que se viene como tendencia.
Por ejemplo, pasó un tiempo y:
La constancia de planificación es importante. No es fácil encontrar el camino y probablemente no sea exitosa una primera planificación, pero con práctica logramos perfeccionarnos y de esta forma podemos estar cada vez más finos en los objetivos que nos trazamos.
Es necesario continuar con el ritual de la planificación. Podrá variar cómo lo hacemos pero debemos continuar haciéndolo.
El seguimiento constante de las iniciativas y métricas es otro hábito que debemos tener. Al menos una vez por semana ver los progresos de forma sistemática. Si pasa demasiado tiempo corremos el riesgo de no haber actuado a tiempo.
NO OLVIDEN: Probar – Aprender – Iterar y no quedarse quietos nunca
Para ordenar el proceso de planificación a nivel temporal y organizarse como equipo en la definición y consecución de objetivos, sugerimos la siguientes estructura
Acción | Alcance temporal |
Planificación general | Anual |
Check-ins | Mensual |
Revisión | Semanal |
Monitoreo | Diario |